La similitud de las palabras puede causar la confusión de que significan lo mismo, pero en realidad estos conceptos son muy diferentes en la práctica. ¡Descubre las características para dominar ambos!
Para descubrir cómo mejorar la producción y la productividad, primero es necesario comprender sus diferencias.
En primer lugar, se parecen sólo de nombre, porque en la práctica son complementarios, pero muy diferentes.
Primero que nada, la producción se refiere al volumen de bienes o servicios creados en un cierto período de tiempo. O sea, es el “cuánto” está haciendo un equipo o cada persona en una empresa.
Por otro lado, la productividad mide la eficiencia del proceso de producción. En otras palabras, es la capacidad de maximizar la producción usando los recursos disponibles, como tiempo, mano de obra, capital, etc.
Para explicarlo mejor, tenemos un modelo de producción muy famoso llamado Toyotismo (de la marca Toyota), que revolucionó la industria automotriz mejorando ambos conceptos.
Aunque es un sistema para niveles industriales, podemos usar algunos de sus principios en nuestra rutina diaria de trabajo.
La automatización de tareas repetitivas y herramientas como el Kanban son ejemplos de lo que podemos aprovechar para mejorar la producción y la productividad al mismo tiempo.
Además, te compartiremos otras herramientas y estrategias para que mejores ambos conceptos.
Gana tiempo con la automatización de tareas
La tecnología es la mejor aliada de la producción y la productividad, siempre que la usemos para las tareas adecuadas.
Gmail, Outlook, Calendly, entre otros, ofrecen la opción de automatizar respuestas de correos electrónicos, crear recordatorios automáticos o agendar reuniones sin perder tiempo en intercambiar muchos mensajes.
¿Cansado de hacer reportes manualmente? Algunos sistemas generan automáticamente los informes de ventas, finanzas o rendimiento.
Además, el uso de inteligencia artificial es una tendencia para automatizar la atención al cliente con chatbots, por ejemplo. Pero también es útil en un sinfín de situaciones que agilizan el flujo de trabajo.
Cómo mejorar la producción y productividad con una buena gestión de tu tiempo
Algunas técnicas sirven para hacer más en menos tiempo o, al menos, sin gastar más horas. En resumen, ¡esto es optimizar el uso de recursos y aumentar la producción!
Aquí te comparto algunas formas de aplicarlas en tu día a día:
1️⃣ Matriz de Eisenhower
- Cómo hacerla: Divide tus tareas en cuatro partes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante.
- Para qué sirve: Ayuda a priorizar lo que realmente importa y evitar perder tiempo en tareas menos relevantes.
- Herramienta: Trello o Todoist son ejemplos de apps para crear esta matriz de manera visual.
2️⃣ Técnica Pomodoro
- Cómo aplicarla: Trabaja en bloques de 25 minutos con pausas cortas de 5 minutos, y después de cuatro bloques, toma una pausa más larga de 15-30 minutos.
- Para qué sirve: Mantiene el enfoque y evita el agotamiento, aumentando la productividad en pequeñas dosis de tiempo.
- Herramienta: Apps como Pomodone o Focus Booster para cronometrar tus sesiones de trabajo.
3️⃣ Apps de gestión de tareas
- Cómo usarlas: Organiza todas tus tareas diarias, semanales o mensuales en listas que puedes categorizar por urgencia o plazo.
- Para qué sirven: Evitan la sobrecarga de trabajo asegurando que todo está registrado y priorizado.
- Herramienta: Todoist, Microsoft To Do o Google Keep te ayudan a mantener tus tareas organizadas y accesibles.
4️⃣ Bloqueo de tiempo (Time Blocking)
- Cómo usarlo: Reserva bloques de tiempo en tu calendario para enfocarte en tareas específicas, sin interrupciones.
- Beneficio: Ayuda a mantener el enfoque en una tarea a la vez y evita distracciones.
- Herramienta: Usa Google Calendar o Microsoft Outlook para agendar estos bloques en tu rutina.
5️⃣ Kanban
- Qué es: Es un método visual que usa tableros con columnas, como “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”, para organizar las tareas.
- Por qué es útil: Ofrece una visión clara del flujo de trabajo, lo que te permite identificar “cuellos de botella” y priorizar actividades. También facilita la colaboración en equipo.
- Herramienta: Puedes crear tableros digitales en apps o hacerlo de manera artesanal con Post-Its.
6️⃣Aplicaciones de seguimiento del tiempo:
- Cómo funcionan: Te permiten ver dónde pasas tu tiempo a lo largo del día, identificando áreas de mejora.
- Utilidad: Te ayudan a identificar tareas que toman más tiempo del debido y áreas en las que puedes ser más eficiente.
- Herramienta: Toggl o Clockify realiza un seguimiento del tiempo que dedicas a cada actividad, ofreciendo informes detallados.
Motivación y clima organizacional
Un equipo motivado produce más y de manera más eficiente. Incentivos, un buen ambiente de trabajo y reconocimiento son clave para mantener alta la productividad y asegurar constancia en la producción.
No necesitas estar en una posición de liderazgo para hacer sugerencias. Aprovecha los espacios de intercambio de ideas para hablar sobre estos temas.
Es imposible ser eficiente solo; además de la sobrecarga, no tener un equipo sincronizado interrumpe el flujo general.
Mejorar la comunicación interna reduce malentendidos y evita tener que rehacer tareas, por ejemplo. Plataformas como Microsoft Teams mantienen todas las conversaciones de trabajo en un solo lugar, lo que facilita el intercambio de información y reduce el tiempo gastado en reuniones.
Cómo mejorar la producción y productividad a través del autocuidado
Quizá te preguntes: ¿qué tiene que ver la vida personal con el trabajo? ¡Todo!
Desconectarte del trabajo fuera del horario laboral ayuda a tu productividad personal, lo que es esencial para reducir el estrés diario.
De esta forma, tendrás una buena rutina de sueño y regularás los niveles de cansancio para enfocarte en ser más productivo al día siguiente.
Además, hacer ejercicio físico ayuda a aliviar el estrés (y mejora tu salud en general).
Finalmente, invierte tiempo en actividades de ocio y relajación para recuperar energías.
Entrenamiento continuo
Invertir en capacitación te hace más productivo.
Además, es una manera de no quedarte atrás, ya que las cosas cambian constantemente.
Aprende nuevas técnicas, herramientas y buenas prácticas en tu área de trabajo.
La mejora continua del conocimiento contribuye tanto al aumento de la producción como de la productividad.
Otras recomendaciones útiles para aplicar todos los días:
- Simplifica tu entorno: Mantén tu espacio organizado con los elementos esenciales para tu rutina, esto reducirá distracciones.
- Reduce trabajos repetitivos: Automatiza lo que puedas o comienza por las tareas que haces más rápido.
- Aprovecha tus horas más productivas: Cada persona tiene un “reloj biológico”. Conoce el tuyo y aprovecha cuando te sientas más activo.
- Evita hacer varias tareas al mismo tiempo: Esto genera sobrecarga física y mental. ¡Cuidado!
- Prioriza el trabajo importante.
- Restringe las notificaciones para no distraerte.
Conclusión: La importancia de mejorar producción y productividad para aumentar tus resultados
Las empresas que destacan en su categoría siempre se enfocan en aumentar la producción y cuidar la productividad para no limitar su crecimiento.
En nuestra vida profesional no es diferente, ¿verdad? Al invertir en ambos, no solo aseguras una mayor capacidad de entrega, sino también un uso más inteligente de los recursos disponibles, generando resultados más sostenibles.
O sea, puedes dar lo mejor de ti sin comprometer tu salud y vida personal.
En resumen, al mejorar la producción y la productividad, estarás en el camino correcto para alcanzar una mayor competitividad en el mercado y obtener resultados más consistentes y satisfactorios.
